TRIK BERKOMUNIKASI YANG EFEKTIF SAAT KRITIS

TRIK BERKOMUNIKASI

YANG EFEKTIF SAAT KRITIS

Urip Sedyowidodo

Pengurus Yayasan HRI dan eksekutif SDM di perusahaan swasta. Email:

urip.sedyowidodo @hri.or.id

"Ciptakanlah komunikasi yang cair ke segala arah

dan dapatkan samudra hati silaturahmi penuh damai"

JANGAN IKUTI pepatah "No news is good news", ketika situasi kritis terjadi dalam organisasi Anda. Kritis bisa terjadi dalam proses akuisisi atau merger, restrukturisasi yang berakibat berubahnya berbagai fungsi organisasi, atau pengurangan jumlah karya­wan. Pada saat inilah sangat dibutuhkan aktivitas komunikasi internal intensif untuk mengatasi perubahan dalam hitungan detik.

Subyek penting dalam berkomunikasi adalah karyawan, maka:

a. Dengarkan apapun yang karyawan sampai­kan, dan jadilah pendengar yang balk.

b. Berl fakta sebenarnya karena karyawan ingin mendengar informasi yang benar.

c. Libatkan dan ikut sertakan karyawan dalam persoalan mereka.

d. Cara komunikasi yang benar, yakni dengan memilih mediayang sesuai kebutuhan ber­sama.

e. Dialog: berkomunikasi dua arah untuk men­ciptakan kejernihan suasana.

f. Fokus, yakni berkomunikasi pada pusat per­soalan sehingga efektif memanfaatkan media.

Komunikasi tertulis aaja tak cukup, sebab dalam proses komunikasi harus ada satu pengertian tentang pesan yang sedang dikomunikasikan antar pemberi dan penerima pesan. Sementara, pesan itu sendiri bisa terdiri dari fakta, perasaan dan sikap para pihak tersebut.

Langkah-langkah kritis yang harus dilakukan dalam proses komunikasi internal:

1. Bentuk komite crisis centre (CC), terdiri unsur direksi, manajer senior dan manajer SDM. Peran mereka sebagai pusatpengolah informasi dan keputusan mendesak.

2. Maksimalkan penggunaan prasarana ko­munikasi, misalnya fasilitas voice message dalam sistem telepon hunting agar setiap karyawan dapat mengakses nomor tertentu yang menyimpan informasi mutakhir per­usahaan.

3. Lakukan update komunikasi berjenjang, informasi mutakhir dari CC diteruskan ke level kepala divisi, lalu diteruskan ke ki departemen, kemudian ke supervisor dan seterusnya.

4. Lakukan gathering berkala, biasanya se­tiap minggu sudah banyak perubahan terjadi di tengah situasi kritis. Jelaskan faktanya yang mempunyai pengaruh berarti bagi perusahaan.

Berdasakan pengalaman penulis, untuk mencegah terjadinya situasi tak terkendali, ciptakan sistem komunikasi internal dalam organisasi, misalnya:

· Survei pendapat karyawan karena memi­liki daya jangkau paling luas dan dapat dilakukan anonim. Banyak temuan tak terduga membantu menyusun program SDM.

· Forum terbuka, membuka sumbat komuni­kasi birokratis, menjernihkan isu destruktif. Ini dimaksudkan untuk mempertajam sensi­tifitas terhadap perkembangan organisasi maupun persoalan karyawan.

· Media kolektif tertulis, misalnya majalah dinding dan buletin yang berisi berita sukses pencapaian target penjualan, informasi pro­duk, curah pendapat, sampai dengan interaksi Tanya jawab Manajer SDM atas isu keperso­naliaan. Media ini juga bisa menjadi sarana bagi manajer SDM untuk mempertajam kemampuan komunikasi. Di tempat yang telah memiliki LAN (local area network), maka e-discussion merupakan media inter­aktif real-time dan menantang.

· Media individual tertulis, berbentuk Indi­vidual Suggestion System, saran karyawan atas persoalan di tempat kerja. Bisa dikait­kan dengan system penilaian prestasi maupun penghargaan.

· Kebersamaan, misalnya outing/gathering informal, di mana suasana kekeluargaan yang terciptaber dampak konstrukfif pada pengam­bilan keputusan bisnis.

· Prosedur keluh kesah, karyawan memiliki jaminan dan keberanian mengemukakan pendapat ke atasan tanpa rasa segan. Melaku­kan ini sangatlah mudah dan ringan manakala lima media sebelumnya terlaksana. Mana yang dipilih, Anda yang lebih tahu.